テンパりがちな理系男子が、仕事の効率を劇的に上げてきた手順。

こんにちは。shinです。

本日は「仕事術」に関して記事を書いていこうと思います。

というのも、

日々のんびり過ごしている僕なのですが、会社員時代では、タスク処理のスピードには定評がありました。

独立してからはのんびりモードで過ごしている僕ですので、いまいちやることが多い状況の感覚を忘れてしまっている僕ですが、

今回の話を気に、忙しい時にどうやってタスク処理をして、抜けがないようにしていたのか??ということをお話しようと思います。

仕事が多くて抜けがでてしまうとか、一つのことに取り掛かっていたらいつの間にか時間が過ぎてしまっていた。(やるべきことが出来ていない)という方に参考になれば幸いです。

 

やることが多くて考えがまとまらないときの対処法

最初は全然仕事も出来ないし、テンパりまくっていた。

まずはちょっと前置きを。

まずは、僕自身はもともとすぐテンパるし、やることが多くなるとミスを連発するような人間でした。

それこそ一時期仕事が多く振られた時期もありまして、都度振られるタスクをこなせずに当時の社長からまぁ怒られたことも覚えております。

(このときはメンタルも落ちてましたし、自分で仕事を振ってくれ。とか言っててこなせなかったんで当然なんですが。)

 

ただ、実際のところ「この人間性が変わっているか??」というと変わっておりません。

 

しかし、会社員時代ではそれなりのポジションにいたということもあり、大量の仕事がまとめて押し寄せて来たときには、存分に脳みそを利用しタスク処理を行えるようになっておりました。

 

ただ、それまでには仕事ができるようになるまでの流れがありまして、

その流れを一から説明していきます。

 

その1 やることリストを書き出すようにした。

これは元々やっていたんですが、もしやってないという人がいたらおすすめ。

やること、タスクが多くて抜けがでてしまうとか、

「単純に処理能力を上げて問題に取り掛かりたい場合」に関してはノートとペンを使ってやることを書き出すことを強くおすすめします。

自分がやるべきことを細かいことから徹底して紙に書き出すとどうなるのか??といいますと、、、

圧倒的に仕事に取り掛かる際の処理能力・パフォーマンスが向上します。

 

で、処理能力が向上するのはなぜなのか?というと、

ひとえに「脳内メモリに余裕ができるから」です。

 

無意識的にですが、仕事が多くなった場合、僕らは「仕事が他に何があるのか?を覚えておくこと」にエネルギーを使います。

このエネルギーの無駄遣いを紙に書き出すことで防ぐ。ということですね。

「やることリスト」の重要性はあちらこちらで言われていますが、実際にやっていない人といる人では明らかに作業スピードに違いが出てきます。

もちろん、試した上で自分には必要にない。と判断している場合はいいですが、やっていない場合はやることを書き出すことをおすすめします。

 

その2 とにかく早く終わることから終わらせていく。

で、やることリストを書き出す。というのは最初からやっていたんですが、それでも仕事がなかなか終わらない。という事態に陥ってしまいました。

メンタル面の問題とか環境面の問題とかいろいろとあったんですが、まぁシンプルに仕事が多くて処理スピードが追いつかなくなってきた場合です。

 

実際のところこういうときは一つ一つを丁寧に終わらせていくしか無いんですが、しかしいくら書き出していっているとはいえ、仕事の量が大量にあると先のことを考えてパフォーマンスは低下していきます。

 

あぁ、これを終わらせてもこれだけある・・・・

まだこれだけやらないといけないのか・・・。

 

そんなことを思いながら仕事をすると、作業スピードも落ちてきてしまうものです。

 

で、このときの僕のやったことが、

「やることリストを書き出した後、とにかく早く終わることからガンガン終わらせる」

これでした。

当時僕はチャットワークというアプリで、「自分のタスク」を社内で共有していたのですが、仕事が多いときは、とにかく仕事を終わらせて、このタスクの完了ボタンを押しまくってました。

(完了ボタンを押すと、タスクの完了が共有される)

 

なんでとにかく早いものから終わらせたか??というと

「残りのタスクの数が明らかに減っていっている」という実感をまず得るため。でした。

 

単純な話でして、残りのやることが20個あります。という状態よりも

残りのやることが10個あります。という状態のほうが精神的な負担が軽かったんですよね。

 

もちろん、やること一つ一つの重さと言うかボリュームに違いはあるんですが、とにかく終わるものは即終わらせることでタスクを終わらせるリズムを掴んでいました。

 

あとは、最初に軽いものから始めることで「やることに取り掛かる抵抗感が少ない」というのも一つメリットでした。

最初から思い仕事に取り掛かるのは結構精神力を持ってかれますからね。

 

ちなみに、やることリストには優先順位をつけたほうが良い。という話も見ますが、僕自身は優先順位を詳細につけたことは殆どありません。

もちろんぼんやりとは考えておりましたが、

 

本当に重要なものは即座に取り掛かることになるものだ。

とにかくやらないよりかはやったほうがいい。

 

っていう考え方なので優先順位をつける時間があれば即終わるタスクに向かってました。

(優先順位をつけるときというのは、仕事に追われているときよりかは仕事を選ぶときかなーと思います。)

 

基本的にはやることをとにかく書き出す。

終わるものから即座に終わらせる。

この2つを意識することで、作業スピード自体は向上しました。

 

ただ、上記ふたつを頑張っていても仕事が回せない時。そんなときが来たときに役立ったことが、「整理の時間」でした。

その3 仕事の大まかな分類ごとにやることを割り振る。

はい。これまでの2つをやっていくだけで基本的には作業スピードには問題はなくなっていたのですが、ある程度責任のある仕事が増えてきた時。

具体的にはプロジェクトを複数抱えた時なんかに必要になったことが、上記でした。

 

要は、ただ細かいタスクを書き出してこなすだけだと、

どのタスクがどのプロジェクトに紐付いているのか??

Aプロジェクトの進捗度はどれくらいで、Bプロジェクトの進捗度はどれくらいなのか?

それぞれのプロジェクトのそれぞれのタスクの期限はいつまでなのか?

 

というような、頭の整理が純粋なタスクの書き出しだけで追いつかなくなってきたのです。

このときにやった対処法が上記で、

「書き出したタスクを、それぞれのプロジェクトごとに分類する」ということでした。

 

今までこんな感じでごちゃまぜにしていた「やることリスト」を

こんな感じで分けるようにした。という感じです。

(自分が見て視覚的にくっきり分けておくとすっきりしていいです。)

 

なんだよこれだけかよ。当たり前の話じゃん。と思うかも知れませんが、

複数のプロジェクトとか並行して仕事をこなす場合は、この手間があるかどうか??って仕事のパフォーマンスは段違いに変わります。

それに、意外とやることが多くてテンパっているときほど、こういう基本的なことを忘れてしまうものでもあるのです。

 

ちなみに分類した後は同じです。「とにかく早く終わることから終わらせる」

やることが大まかに別れているときは、区切りをしっかりと付ける時間を設けることで大きく作業効率を上げることが可能です。

 

エネルギーの無駄遣いを減らすことが、作業の効率化へつながる。

結論になりますが、上記のとおりです。

基本的に僕はテンパりやすい人間だったので、どうやったらテンパらずに作業に望めるか??を考えていったらこのようなやり方でタスク処理を行うことになりました。

 

で、その際に意識していたことは上記で

「仕事が後どれくらいあるのか?」

「今の作業量はどれくらい終わったのか?」

「他には仕事がどれくらい残っているのか?」

「それぞれの納期がどれくらいなのか?」

 

こういった、無意識に考えてエネルギーを使ってしまうものを、紙やアプリに書き出して置くことでエネルギーを全て目の前の仕事に使えるようにしていた。

という形です。

 

実際のところ、ちゃんと目の前の仕事に向き合えば自分のパフォーマンスも上がりますし、自分としても満足の行く仕事ができるようになります。

仮にしっかりパフォーマンスを出しているけども終わらない。となれば明らかに許容量をオーバーしている。ということにもなるので、その場合は助けを求める。とか出来ますからね。

自分のできる限界地点がわかると、人に仕事を頼むときも抵抗感はなくなります。

(だって頼まないと終わらないことがわかっているんだもん)

 

そんなわけで、上記がテンパりがちな理系男子が、仕事の効率を上げていった方法論。でした。

 

ご参考に成れば幸いです。

 

PS,ちなみにですが、僕が良かったこととして「仕事の限界量に達してから、これらのタスク整理を行った」というのがあるかも知れません。

やりたいことがあるんだけども、なんか進まない。

という場合は、タスク処理じゃなくて別の場所に問題があると思いますので(モチベーションか、はたまたは環境とか目標とか)

そういう場合はまた別の記事を参照にしていただければなと思います。

 

 

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